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2005年08月10日

経営課題について（５２）院内伝票回送ルールの確立

院内にはさまざまな伝票があります。
広く言えば指示を伝える口頭、書類、伝票、記録、システム入力といった手段がさまざま機能しています。

これらをすべて見直すことにより、仕事のながれを合理的にすることや、効率的、効果的にすることができます。ありのままの仕事のながれをそのまま受け入れるのではなく、常に無駄や無理がないかどうかについて検証することが期待されます。

それではどのようにそれを見直すのでしょうか。本来であれば、
　①課業分析を行い仕事のながれをすべて把握する
　②マニュアルを作成する
　③マニュアルの各手順を検討する
　④二重にチェックしているものや複雑な業務を抽出
　⑤④を検討し、シンプルで無駄のない業務への転換
　⑥マニュアル改訂
　⑦教育
といったながれで目的を達成します。

また、
　①伝票・書類のコード化
　②目的の明確化
　③機能の明確化
　④必要・不必要の検討及び決定
　⑤必要なものの内容検討
　⑥記載事項が不足していないかどうかについての検討
　⑦改訂による不足事項の充実
といった作業を行います。

また、口頭の指示が正しいかどうかについては、口頭で指示することについて、指示の内容を指示する側やされる側が適宜メモをとり、記録を残すことにより、期日の遵守や理解の齟齬（そご）をなくすよう対応することになります。

必要ない仕事を効率化することほど、不効率なものはないという格言がありますが、何が問題で何を改善するのかについての十分な議論をつくし、作業に入ることが適当です。

投稿者 石井友二 : 2005年08月10日 16:42

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