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2005年12月26日

事務部門の合理化（２）

すなわち、問題があるときに人員削減を軸に合理化を進めれば、益々問題が拡大するのであり、そのためには、まず仕事そのものを見直すなかで、現人員のレベルアップを行い、付加価値をつくりあげることに注力することが必要である、ということを説明しています。

現状調査を行い、仕事における問題点、その解決のための課題を抽出することが必要です。
事務各部門のそれぞれの役割を明確にする必要があります。例えば営繕であれば、総務の一部として
①消耗品データ管理
②資産管理
③固定資産管理
④リース物件管理
⑤修理データ管理
⑥業者管理
⑦清掃管理
といったことが職務であるとした場合、これらを行なうためには、どのような作業があり、どのような時間を必要としているのかについて仮説を立てることからスタートします。

リース管理であれば、
①リース物件の置き場所をチェックし
②実査するとともに
③期日管理を行い
④業者の連絡先をリスト化し
⑤現場から依頼があった場合には直ちに対応できるようにしておく
必要があります。

また事前に
⑥各物件の状況をチェックし
⑦修理が必要となりそうであるのかないのか
⑧また保守契約を利用することが適当であるのか
⑨リースを解約してでも他の機器のリースを行なうことが得策であるのか
といったことについても現場や管理部門に提言する必要があります。

そのためには現場担当者との定期的な（しかし、簡単な時間をかけない）ミーティングを実施することも適当です。このような業務を行なうことで、事前の対処が容易になるとともに、職場の利便性を確保し、無駄な動きがなくなり、総活動時間を削減することができます（続く）。

投稿者 石井友二 : 2005年12月26日 18:04

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